Общество / Работа

Тайм-менеджмент: мода или необходимость?

Принято считать, что королем ситуации чувствует себя только тот, кто управляет временем. Сегодня стало очень модно расписывать день по минутам, «заводить» в смартфоне программы учета времени, строить планы и пытаться их выполнять. Но всем ли нужен тайм-менеджмент?

Выжать максимум  из минимальных усилий

– Есть замечательная цитата Эмерсона Харрингтона: «Работать напряженно – значит прилагать к делу максимальные усилия; работать эффективно – значит прилагать к делу усилия минимальные». Конечно, встречаются люди, умеющие работать эффективно без всяких инструментов тайм-менеджмента, – рассказывает порталу Interfax.by Андрей Гусаковский, директор по консалтингу, управляющий партнер компании «Ключевые решения». – Как правило, это чрезвычайно сконцентрированные на достижении своих целей, организованные и смекалистые люди. Они талантливы и хороши во всех проявлениях. Остальным требуется что-то, что поддерживает в них энергию: или собранность, или концентрация на главном, или что-то еще.

Людей, умеющих организовывать себя во времени, всегда ждет управленческая или предпринимательская карьера, продолжает Андрей Гусаковский. Им рады в любых командах, на любых предприятиях и в любых компаниях. Удивительно, но управление временем как раз легче осваивается и применяется организованными от природы людьми. Тем самым они еще больше увеличивают собственную эффективность, вызывая постоянную зависть у других.

Творческий хаос

А что делать тем, кто сеет вокруг себя хаос? Тем, кто работает творчески, когда день проходит впустую, а идея может озарить среди ночи?

Андрей Гусаковский убежден, что каждый человек, присматриваясь к себе, может определить наиболее приемлемый способ осуществления деятельности, и, отталкиваясь от этого, гармонично (а не насильственно) применять в своей жизни технологии тайм-менеджмента.

– Любопытен спор двух поэтов, занимавшихся переводом. Оба были талантливы и профессиональны. Однако одному необходимо было дождаться вдохновения и за один присест перевести 2-3 стихотворения. А другой каждый день переводил определенную норму строф и таким образом добивался качественного результата. Какой способ является правильным – они так и не определили!

Получается, что не важно, в какой сфере мы трудимся – творческой или производственной. Главное, это разобраться в себе и найти свой единственно верный способ управления временем. А для идей среди ночи – держать на прикроватной тумбочке блокнот для гениальных записей...

– Я считаю, что творческого человека нельзя брать в рамки, главное – чтобы был результат, – рассказывает порталу Interfax.by Денис Игнатенко, заместитель генерального директора ИП "Топ Софт". – Ведь тайм-менеджмент для делового человека – это, в первую очередь, необходимость. Без выстроенной системы ты просто потеряешься в том потоке, в тех целях и задачах, которые ты должен решить в ограниченное время.

– Кроме того, нужно разделять управление временем на предприятии и управление личным временем, – продолжает Денис Игнатенко. – Мы являемся IT-компанией. Выполнять проекты нужно точно и в срок, и без управления временем это просто невозможно. В нашем случае это не дань моде, а эффективный инструмент. Командная работа над проектом невозможна без специальных программ учета времени.

Командный тайм-менеджмент

К технологиям  эффективного взаимодействия людей с оптимальными затратами времени относятся:

  • проведение совещаний,
  • правила корпоративной почты,
  • технология коллективного планирования,
  • способы бюджетирования времени команды и др.

 Все они направлены на бережное отношение ко времени друг друга. В TMS (производственной системе менеджмента Тойоты) выделяется 7 видов потерь, с которыми беспощадно борются японские менеджеры и рабочие. Так вот, время является составной частью большинства видов потерь! Бесполезное ожидание, бесполезное перемещение, бесполезные совещания и т.п.

– Если мы проанализируем собственную работу, то обнаружим такие временные потери и в своей работе, – считает Андрей Гусаковский. Таким образом, где бы мы не работали: в строительстве, на производстве, в торговле или ИТ-сфере, – везде пригодятся технологии тайм-менеджмента.

Ежедневник vs. программа

Как выбрать свой способ управления временем? Обязательно ли осваивать специальные программы или достаточно ежедневника?

– Для управления личным временем сегодня существует множество гаджетов, устройств, программ. Хотя кому-то достаточно и собственной памяти, кому-то листочка бумаги, а кому-то и крестик на руке помогает. Путем опыта, ошибок, забытых мелочей ты приходишь к своему способу управления временем, – делится Денис Игнатенко. – Здесь как в старом мультике: «Лучше 5 часов потерять, потом за 5 минут долететь». Сначала надо остановиться, посмотреть вперед, потратить время на планирование, а потом уже, согласно четкому плану, двигаться вперед.

Свой совет читателям портала Interfax.by дает и Андрей Гусаковский:

– Свой способ управления временем надо "выращивать". Ни одному человеку, из моего опыта, не удавалось сразу взять на вооружение какой-либо прием. Необходимо среди технологий, способов организации времени выбрать наиболее подходящие лично вам, примерить их на себя, определить, насколько они вам подходят и активно применять до того момента, пока это не превратится в привычку. То, что легко превращается в привычку, и является вашим способом организации времени.

7 основных правил тайм-менеджмента

1. Начните с наведения порядка. На рабочем столе, в папках, документах, а главное – в голове. Психологами давно доказан тот факт, что, наводя порядок, вы «чистите» свои мысли и ваше психическое состояние улучшается, мир для вас становится более гармоничным.

2. Определитесь с жизненными целями. Замечательно, если вы можете сформулировать, чего хотите в долгосрочной перспективе: чего достичь, кем стать.

Обязательно запишите или "визуализируйте" их в виде рисунка или фотографии. Разбейте ваш личный "бизнес-план" на этапы и обязательно проставьте конкретные сроки выполнения. Размытые сроки достижения цели – признак размытости самой цели. Дайте определение тем результатам, которых вам обязательно надо достичь в своей работе, и добивайтесь их.

3. Заведите ежедневник (бумажный или электронный). В нем вы будете записывать планы и этапы своих дел. Здорово, когда эти записи доступны вам и на работе, и дома, и в дороге. Каждый вечер проверяйте, нужно ли подкорректировать план на завтра, надо ли что-то дополнить или отменить.

4. Все большие дела разбивайте на маленькие. Так гораздо проще и легче справляться с задачами. Ведь большое всегда кажется чем-то тяжелым и сложно выполнимым. Делайте только то, что понятно, интересно и приносит удовольствие.

5. Расставляйте дела по приоритетам. Более важные дела выполняйте в первую очередь. Планируйте только 60% времени. Остальное время, скорее всего, спланировать не получится из-за случайных обстоятельств.

6. Выясните основные причины пустых трат времени. Устраните мелких «прожор», которые съедают ваше время. Болтовня по телефону во время работы, сидение часами в социальных сетях, просмотр однотипных сериалов и телепередач… Доведите до автоматизма ежедневные дела, четко вкладывайтесь в выделенное на них время. А еще научитесь бороться с ленью и постоянным откладыванием дел «на завтра».

7. Наслаждайтесь своей жизнью! Больше занимайтесь тем, что вам нравится, ищите что-то положительное и полезное в том, что вам нравится не слишком. Не забывайте про свое здоровье, биоритмы. Обязательно дарите себе подарки, особенно за хорошо выполненное дело.

Галина Абрамович

ещё по теме

Добавить комментарий

Содержимое этого поля является приватным и не будет отображаться публично.

Комментарии к статье

Добавить комментарий

Курсы валют

  • Доллар США2.1499
  • Евро2.4501
  • 100 Российских рублей3.2409
  • 10 Польских злотых5.7037
  • 100 Украинских гривен7.6826
  • 10 Китайских юаней3.1727
  • Канадский доллар1.6212